Ada banyak hal yang perlu HRD rancang dalam persiapan rekrutmen, terutama yang berhubungan dengan job description. Pengertian job description adalah uraian tugas & tanggung jawab pekerja pada posisi tertentu. Membuat job description yang tepat akan membantu perusahaan menemukan kandidat berkualitas. Nah, apa saja contoh job description? Berikut contoh job description & cara membuatnya. Simak, yuk.
Tujuan Membuat Job Description
Berikut beberapa tujuan membuat job description yang bermanfaat untuk perusahaan maupun calon karyawan:
1. Memberikan Tanggung Jawab yang Jelas kepada Calon Karyawan
Keberadaan job description yang jelas dalam rekrutmen akan membantu calon karyawan untuk siap bekerja setelah lolos seleksi akhir. Sebab, mereka sudah memiliki bayangan yang jelas terkait setiap tugas yang akan dijalankan.
2. Membuat Karyawan Fokus Bekerja
Daftar tugas yang jelas akan membuat karyawan bisa membuat skala prioritas. Mereka juga bisa lebih fokus dalam bekerja sehingga akan berpengaruh pada peningkatan produktivitas kerja individu maupun produktivitas kerja perusahaan. Hasilnya juga lebih cepat terlihat dan dapat mencegah turnover.
3. Membantu Mengevaluasi Kinerja Karyawan
Job description yang rapi dan konsisten akan membantu manajer dan HRD dalam melakukan evaluasi kinerja karyawan. Dengan kata lain, job description atau deskripsi pekerjaan berguna sebagai alat penilaian kinerja. Perusahaan bisa melihat progress kerja karyawan dalam menyelesaikan tugas.
Cara Membuat Job Description
Supaya job description yang dibuat efektif dalam mendatangkan kandidat atau SDM potensial, maka HRD tak bisa mengandalkan gambaran umum saja. Berikut beberapa cara membuat description yang efektif.
1. Menganalisis Posisi Pekerjaan yang Dibutuhkan
HRD yang bertanggung jawab dalam persiapan rekrutmen harus melakukan riset dan analisis mengenai posisi pekerjaan yang dibutuhkan. Kumpulkan berbagai informasi, seperti urgensi kekosongan posisi, keterampilan yang harus dimiliki kandidat pelamar kerja, serta perbandingan dengan contoh deskripsi pekerjaan dari kompetitor.
2. Membentuk Persona dalam Job Description
Supaya bisa menarik perhatian kandidat yang diharapkan, HRD sebaiknya tidak membuat job description menggunakan template biasa. Cobalah membentuk serta memvisualisasikan persona yang mewakili perusahaan ke dalam job description. Dengan cara ini, kandidat juga lebih memahami tugas dan tanggung jawabnya. Di saat yang sama, perusahaan bisa mendapatkan kandidat yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
3. Rapi dan Terstruktur, tetapi Tidak Kaku
Penulisan job description yang rapi, jelas, dan terstruktur akan memberi kesan profesional. Namun, jangan lupa memberikan sentuhan kekinian. Ada banyak ide kreatif dan unik dalam menuliskan job description yang bisa dipelajari dan disesuaikan dengan berbagai platform, termasuk media sosial.
4. Mencantumkan Kriteria Penting secara Spesifik
Setelah melakukan analisis posisi pekerjaan yang dibutuhkan, HRD pasti tahu kunci sukses dalam membuat jobdesc yang sesuai. Masukan kata kunci terkait posisi yang dicari secara spesifik dan akurat. Dengan cara ini, iklan lowongan pekerjaan berisi job description tersebut mudah ditemukan pada mesin pencari. Hindari menggunakan ungkapan sewaktu-waktu, tergantung, dan lainnya.
5. Gaya Penulisan Menyesuaikan dengan Target Kandidat
Sesuaikan gaya penulisan job description dengan kandidat yang dibidik. Untuk generasi milenial dan generasi Z misalnya, HRD perlu membuat job description yang lebih santai. Berbeda jika yang dibutuhkan merupakan generasi yang lebih lama atau lebih profesional, maka HRD perlu menggunakan bahasa formal. Meskipun terdapat perbedaan gaya penulisan, HRD tetap harus memprioritaskan kejelasan kriteria yang dicari.
Contoh Job Description
Apa saja contoh job description? Job description harus memuat job title, job profile, responsibilities dan requirement, hingga gambaran perusahaan. Berikut contohnya:
JOB DESCRIPTION
Posisi : Sales Executive (kontrak 1 tahun).
Penempatan : Kantor cabang, Bogor.
Departemen : Sales.
Tujuan umum : Meningkatkan target penjualan dan customer loyalty.
Tugas dan Kewajiban:
- Menghubungi pelanggan potensial untuk lini bisnis baru.
- Melakukan negosiasi terkait detail perjanjian dan close sales.
- Mengumpulkan informasi pasar dan pelanggan.
- Memberikan umpan balik tentang tren pembelian.
- Mewakili perusahaan dalam pameran, event, dan demonstrasi.
- Melakukan identifikasi pasar baru serta peluang bisnis.
- Mencatat penjualan, kemudian mengirim salinan catatan ke bagian penjualan.
- Meninjau kinerja penjualan yang dilakukan.
- Mencapai target penjualan yang ditetapkan.
Lingkup kewenangan : Bertanggung jawab terhadap target individu maupun tim.
Report line : Ketua tim dan manajer departemen area sales.
Informasi lainnya:
- Bisa bekerja sebagai tim.
- Work from office.
Nah, sekarang sudah nggak bingung lagi ya bagaimana cara membuat job description yang sesuai dengan posisi lowongan kerja. Setelah mengetahui cara membuat job description, cari tahu juga cara membuat iklan lowongan kerja, yuk. Simak artikel berikut ini: HR Harus Tahu, Berikut 6 Cara Membuat Iklan Lowongan Kerja
